现就2025防灾减灾大会展区的展位搭建、物料制作、外场布置等服务公开招标事宜通知如下：

一、大会概况

（一）大会名称：2025防灾减灾大会

（二）大会时间：2025年4月28日至29日

（三）大会地点：杭州国际博览中心

二、大会背景及内容

大会以“创新赋能防灾减灾，助力发展新质生产力”为主题，通过举办主论坛、分论坛、展览展示，为与会者搭建防灾减灾领域的高端对话平台，汇聚行业智慧，探讨前沿技术，促进防灾减灾救灾事业的全面发展。

为确保大会顺利举行，更好地呈现展区盛况，现公开邀请具有丰富展会服务经验的公司参与竞标，主要负责以下展区服务工作：

（一）提交以下策划方案：

（1）招展招商方案；

（2）配合宣传方案；

（3）展商服务方案；

（4）嘉宾及观众邀请方案；

（5）后勤保障、大型群众性活动（治安）、消防、应急等保障方案。

（二）展区规划与设计

1.展位布局设计：根据大会主题和参展商需求，设计合理的展位布局，确保动线流畅、空间利用率高。

展台设计与搭建：提供创意展台设计方案，并负责搭建、装饰及拆除工作。

视觉效果呈现：确保展区整体视觉效果符合大会主题，提升参展商和观众的体验。

（三） 现场管理与服务

参展商服务：为参展商提供全程服务，包括展位分配、物资运输、设备安装等。

观众引导与接待：设置清晰的导览标识，安排工作人员引导观众，提供咨询服务。

现场协调：处理现场突发情况，确保展会顺利进行。

（四） 技术支持与设备管理

设备租赁与调试：提供音响、灯光、投影等设备，并负责安装和调试。

网络支持：确保展区网络畅通，满足参展商和观众的联网需求。

技术支持团队：安排技术人员现场待命，解决设备故障等问题。

（五） 宣传与推广支持

展区宣传物料设计：设计并制作展区宣传海报、手册、导览图等。

媒体合作与报道：协助大会组织方邀请媒体，安排采访和报道。

线上推广支持：通过社交媒体、官网等渠道推广展区亮点。

（六）后勤保障

物流与仓储：负责展品运输、存储及现场搬运。

安保服务：安排安保人员，确保展区安全。

清洁与维护：保持展区整洁，及时清理垃圾。

（七）活动策划与执行

开幕式支持：协助策划并执行开幕式，确保流程顺畅。

论坛与演讲安排：提供场地布置、设备支持及现场协调。

互动活动组织：策划并执行抽奖、体验区等互动活动。

（八）数据收集与反馈

观众数据收集：通过签到系统或问卷调查收集观众信息。

参展商反馈：收集参展商意见，整理成报告供大会组织方参考。

（九）后期服务

展区拆除与清理：负责展台拆除及场地清理。

资料整理与归档：整理展会相关资料，供后续使用。

三、竞标要求

资质要求：具备丰富的展会服务经验，提供过往成功案例。

团队能力：拥有专业的策划、设计、执行及技术支持团队。

服务方案：提交详细的服务方案，包括时间表、预算及应急预案。

报价明细：提供清晰的服务报价，涵盖各项费用。

合作承诺：确保按时高质量完成服务，配合大会组织方需求。

四、投标要求

(一)截止时间：请各公司于2025年4月10日00:00时前提交竞标文件(以送达时间为准)。

（二）提交材料：

1、项目材料：包括但不限于服务方案、报价单、过往成功案例及客户评价等，一式三份。

2、公司资料：公司营业执照复印件（加盖公章）、公司简介、法人授权委托书及被授权人身份证复印件（加盖公章）。

联系人：何林军

材料邮寄地址：中国灾害防御协会杭州代表处邮编：310012

请各公司积极响应，按时提交竞标材料，共同为2025防灾减灾大会的成功举办贡献力量。

附件：《关于2025年防灾减灾大会展区服务采购项目公开招标的通知》

中国灾害防御协会

2025年3月15日